Der Aktenexplorer.NET

Das Herzstück von TriNotar.NET ist der völlig neu entwickelte Aktenexplorer. Leistungsfähige Suchfunktionen und die übersichtliche Darstellung aller Informationen zu einem Vorgang machen den Aktenexplorer zur optimalen Informationsquelle für den Notar oder den Bürovorsteher. Ähnlich wie Sie es z.B. aus dem Internet gewohnt sind, gelangen Sie mit wenigen intuitiven Schritten schnell und sicher zu jeder Information, die im System gespeichert ist. Die mühsame Suche nach der Papierakte ist damit oft entbehrlich.

Perfekter Überblick über Ihre laufenden Projekte

Die Explorer-Darstellung bietet die bestmögliche Übersicht über den Bestand einer Akte. Sie besteht aus dem Aktenbaum im linken Feld und einer Detailansicht im rechten Feld. Die zur Akte gehörenden Objekte sind als Knoten des Baums aufgeführt. So gibt es z.B. Knoten, die Beteiligte, Dokumente, Rechnungen oder Korrespondenz heißen. Diese Knoten können Unterknoten enthalten, z.B. die Beteiligungsrollen Verkäufer und Käufer. Die optimale Übersicht wird durch die Möglichkeit erreicht, jeden Knoten zu schließen oder zu expandieren, so dass man, wie mit einer Lupe, die gerade interessierenden Objekte in den Vordergrund der Betrachtung holen kann. Die einzelnen Objekte, z.B. eine bestimmte Rechnung oder ein Vertragsentwurf, stellen die Endknoten (Blätter) des Baums dar. Sobald ein solcher selektiert wird, erscheinen im rechten Fenster die detaillierten Informationen zu diesem Objekt. Hier können auch sehr umfangreiche Datenmengen mit Hilfe von Karteireitern in mehreren überlagernden Seiten untergebracht werden. Wenige Mausklicks genügen, um jede verfügbare Information zur Akte zu erhalten.

Effiziente Suche – so einfach wie im Internet

Um eine bestimmte Akte zu öffnen, gibt es ein zusätzliches Suchfenster, wo Sie durch Eingabe eines Suchbegriffs nach vielfachen Kriterien suchen können. Die Akten, die dem Suchbegriff entsprechen, werden in einer Liste angezeigt und lassen sich dann durch Mausklick öffnen. Natürlich können Sie mehrere Akten gleichzeitig geöffnet haben, zwischen denen Sie jederzeit blitzschnell wechseln können.

So schnell und einfach die Suche ist, kann die Zeit hierfür auch noch eingespart werden, wenn ein Mitarbeiter den Vorgang bereits auf seinem Rechner geöffnet hat. TriNotar.NET bietet Ihnen nämlich die Möglichkeit, die Ansicht dieses Vorgangs auf Ihren eigenen Rechner zu übernehmen. Es verhält sich dann genau so, als würde Ihnen die geöffnete Papierakte auf den Tisch gelegt, nur mit dem Unterschied, dass es in Sekundenschnelle erledigt ist. Die ganze Aktion kann z.B. während der Übergabe eines Telefonates erfolgen, wenn ein Klient Sie zu einem Vorgang sprechen möchte.

Zentraler Dreh- und Angelpunkt für alle Arbeitsgänge

Neben seiner Rolle als Informationsinstrument dient der Aktenexplorer den Sachbearbeitern im Notariat als Schaltzentrale, von der sämtliche Bearbeitungsprozesse ausgehen. Zusätzlich zur oben beschriebenen Aktendarstellung gibt es für diejenigen Mitarbeiter, die auf bestimmte Arbeiten spezialisiert sind, sogenannte Bereichssichten. Dabei tritt im linken Fenster an die Stelle des Aktenbaums eine Liste von Objekten gleichen Typs. Während die Aktendarstellung für das übergeordnete Management wichtig ist, wird sich z.B. der Buchhalter nur für die Rechnungen, nicht aber für die Zusammenhänge der einzelnen Vorgänge interessieren. Auch für typische Arbeitsgänge, wie die Führung der Urkundenrolle oder des Massen- und Verwahrungsbuches, ist die jeweilige Bereichssicht besser geeignet.