Automatischer Vollzug u. Elektronischer Rechtsverkehr
Neben individuellen Briefen besteht die Korrespondenz des Notariates vor allem aus Standardschreiben an Beteiligte und Behörden. Mit der Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs wird die Korrespondenz mit den Behörden zunehmend über Internet abgewickelt.
Der automatische Vollzug aus dem Verfügungsbogen erledigt diese aufwändigen Arbeiten schnell und sicher.
Vollzug mit Fristüberwachung
Die automatische Erstellung von Abwicklungsschreiben und XML-Dateien für den Elektronischen Rechtsverkehr (z.B. HRA, ZVR) wird durch den Verfügungsbogen gesteuert, der für jedes Referat individuell konfiguriert werden kann. Zugleich werden beim Vollzug entsprechende Wiedervorlagen im Terminkalender generiert, um den Rücklauf zu überwachen. Wird eine solche Wiedervorlage im Kalender abgehakt, erfolgt automatisch der Erledigungsvermerk im Verfügungsbogen, und nachrangige Verfügungen werden ggf. zum Vollzug frei geschaltet.
Komfortable Terminverwaltung mit TriTerm
Speziell für den Bedarf einer Kanzlei hat Trigon Data einen leistungsfähigen Terminkalender entwickelt, der optimal an die Personalstruktur angepasst werden kann und den bestmöglichen Überblick über die Termine, Fristen und Wiedervorlagen bietet. Neben den Tageskalendern der einzelnen Personen gibt es Wochen-, Monats- sowie Gruppensichten. Selbstverständlich weist das Programm auf Terminüberschneidungen hin und hilft bei der Suche nach freien Terminen.
Datenexport für das elektronische Handelsregister
Für die Datenübermittlung zum Registergericht stellt die Bundesnotarkammer einfache Programme wie XNotar, SigNotar und EGVP für die Datenerfassung, Signatur und Versand zur Verfügung. Ein wesentliches Defizit besteht dabei in der manuellen Erfassung von Daten, die im System bereits vorhanden sind. Die vorhandene Datenschnittstelle kann hierfür keine Lösung sein, da die benötigten Daten fallabhängig und somit nicht im Voraus bekannt sind. Daher enthält TriNotar.NET einen Handelsregister-Assistenten, der unter Einbindung der oben genannten Komponenten einen optimierten Arbeitsablauf ermöglich Der Mitarbeiter kann den Vorgang vollständig vorbereiten, wobei er vollen Zugriff auf alle im System gespeicherten Daten hat. Die unterschiedlichen Farben verdeutlichen, dass der Notar die abschließenden Prüfungen und Signaturen in einem Arbeitsgang erledigen kann.
